การกำหนดข้อมูลสินทรัพย์ในแต่ละห้องอาคาร

        เมื่อตรวจสอบข้อมูลเจ้าของระบบให้ถูกต้องเป็นที่เรียบร้อยแล้ว จากนั้นควรกำหนดสินทรัพย์ภายในห้องหรืออาคารว่ามีอะไรบ้างเพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบมูลค่าสินทรัพย์ที่ให้เช่าโดยรวม อีกทั้งยังสามารถพิมพ์ออกมาเป็นรายงานเพื่อตรวจสอบได้หรือทำบัญชีควบคู่กันไปได้ โดยให้คลิกไปที่เมนู “ผู้ประกอบการ > รายการข้อมูลสินทรัพย์” ดังภาพ

        จากนั้นโปรแกรมจะแสดงหน้าต่างการจัดการรายการสินทรัพย์ (Asset Management) ซึ่งหน้าต่างนี้จะสามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข พิมพ์ รายการสินทรัพย์ได้ทั้งหมด และยังสามารถส่งออกข้อมูลไปยัง Microsoft Excel ได้อีกด้วย

วิธีการเพิ่มสินทรัพย์รายการใหม่ลงในระบบ
1. ให้กดปุ่ม “เพิ่ม”
2. จากนั้นจะปรากฏ Dialog box เพื่อให้เลือกใส่ข้อมูลต่างๆ ดังภาพ

        ซึ่งแบ่งออกเป็นสองส่วนใหญ่ๆ ได้แก่เลือกว่าเป็นสินทรัพย์ที่จะนำไปใช้สำหรับโซน อาคาร ชั้น หรือห้องไหน ถ้าหากซื้อไว้แล้วแต่ยังไม่ได้ใช้งาน ให้เลือก Combo box Item “ยังไม่ได้ใช้งาน” และส่วนที่สองเป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับตัวสินทรัพย์ที่ซื้อเข้ามาใหม่ว่าจะให้ชื่อ รหัส ราคา วันที่ซื้อ ประเภท สถานะ หรือ ซื้อมาจากใครอย่างไร พร้อมทั้งสามารถระบุหมายเหตุอื่นๆเพิ่มเติมได้ตามสมควร

        เมื่อเพิ่มรายการได้แล้วจะได้รายการดังภาพ ซึ่งรายการต่างๆเหล่านี้ ยังไม่ถูกบันทึกเข้าสู่ระบบ จนกว่าผู้ใช้จะทำการบันทึกข้อมูลโดยการกดปุ่ม “บันทึก” ด้านล่างขวามือ ดังภาพ

        ซึ่งสามารถพิมพ์ ส่งไปยัง Microsoft Excel แก้ไข หรือ ลบรายการได้ตามปรกติ สำหรับการพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์นั้นหากข้อมูลยังไม่ได้บันทึก, โปรแกรมจะทำการบันทึกให้อัตโนมัติก่อนการพิมพ์เสมอ

ตัวอย่างรายงานสินทรัพย์

        รายงานจะแจ้งว่าสินทรัพย์รายการนี้อยู่ห้องไหน พร้อมทั้งรายละเอียดเกี่ยวกับตัวสินค้ารวมไปถึงราคาแต่ละรายการและราคารวม ซึ่งรายงานแจ้งจะแจ้งผลตามวันที่ที่เลือกไว้ใน Asset Management สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามต้องการ

ตัวอย่างรายงานสินทรัพย์ที่ส่งข้อมูลไปยัง Microsoft Excel

        ข้อสำคัญในการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลคือ ทุกครั้งที่มีการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูลฐานข้อมูลจะเปิดในโหมด Intransaction ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้สามารถบันทึก หรือ ยกเลิกรายการที่ทำมาทั้งหมดได้ วิธีการนั้นดังที่กล่าวไปข้างต้นแล้วคือ เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลทั้งหมดก่อนให้กดปุ่ม “บันทึก” หรือ กดปุ่ม “ยกเลิก” หากไม่ต้องการบันทึกข้อมูล ยกเว้นในกรณีมีการสั่งพิมพ์ข้อมูล (พิมพ์รายงาน) โปรแกรมจะทำการบันทึกอัตโนมัติการที่จะมีการสั่งพิมพ์เสมอ