1. ให้ผู้เช่ากรอกรายข้อมูลส่วนตัว ผ่านแบบฟอร์ม เพื่อบันทึกเข้าสู่ระบบ
ก่อนที่จะนำข้อมูลผู้เช่ารายใหม่เข้าสู่ระบบของ OwnHome ผู้ประกอบการควรให้ผู้เช่ารายใหม่กรอกรายละเอียดต่างๆด้วยตนเอง ซึ่ง OwnHome ได้เตรียมแบบฟอร์มการย้ายเข้าพร้อมฟิวส์ที่สำคัญให้ผู้เช่ารายใหม่ได้กรอก ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้โดยตรงจากเมนู “แบบฟอร์ม > แบบฟอร์มการเข้าพัก” ดังภาพ
ซึ่งแบบฟอร์มดังกล่าวนี้ OwnHome ได้จัดเตรียมไว้ในรูปแบบของเอกสาร Microsoft Word เมื่อคลิกที่เมนูก็สามารถบันทึกเป็นไฟล์และสามารถนำไปใช้ได้ทันทีดังภาพ
ซึ่งหากเมื่อเปิดไฟล์ดูแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องทำการแก้ไขในส่วนของหัวแบบฟอร์มและข้อมูลอื่นๆ ตามสมควรดังภาพ
แบบฟอร์มนี้ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดจากโปรแกรมของ OwnHome และแก้ไข/พิมพ์ออกไปทุกครั้งไป, สามารถทำเพียงครั้งแรกเพื่อเป็นต้นฉบับจากนั้นจึงนำไปถ่ายเอกสารเพื่อนำไปใช้ในลูกค้ารายต่อไปได้ แต่หากต้นฉบับเสีย หรือ สูญหายก็สามารถกลับมาดาวน์โหลดได้จากเมนู “แบบฟอร์ม > แบบฟอร์มการเข้าพัก” ได้ตลอดเวลา
2. ทำการเพิ่มข้อมูลเข้าสู่ระบบ
เมื่อให้ผู้เช่ารายใหม่กรอกรายละเอียดต่างๆผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดให้แล้ว ให้ผู้ประกอบการคลิกที่ปุ่ม “ทำสัญญา” ดังภาพ
โปรแกรมจะให้เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้เช่า หากเป็นผู้เช่ารายใหม่ที่ไม่เคยมีข้อมูลแฟ้มประวัติอยู่ในระบบ โปรแกรมจะให้กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เช่ารายใหม่โดยอัตโนมัติดังภาพ
ให้ผู้ประกอบกรอกข้อมูลของผู้เช่าหลักให้ครบ และให้กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อทำการบันทึกข้อมูลพร้อมกับกลับไปหน้าต่างหลักเพื่อเลือกผู้เช่าในการทำสัญญา หรือ ถ้าหากผู้เช่ารายดังกล่าวนี้เคยมีแฟ้มประวัติอยู่แล้วในระบบ, โปรแกรมจะทำการแจ้งเตือนพร้อมเลื่อนเร็คคอร์ดไปยังแฟ้มข้อมูลผู้เช่าดังกล่าวโดยอัตโนมัติ เมื่อเลือกได้แล้วให้กดปุ่ม “ทำสัญญา” ด้านขวาล่าง ซึ่งจะปรากฏ Dialog box ดังภาพ
ในหน้าต่างนี้จะเป็นหน้าต่างหลักของการ “รับ” ผู้เช่าเข้าสู่ระบบ ซึ่งจะเห็นได้ว่าโปรแกรมจะแสดงรายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โซน อาคาร ชั้น ห้อง รายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับตัวผู้เช่า หรือ รายละเอียดเกี่ยวกับการจองและเงินคงค้างต่างๆ ให้ผู้ประกอบการตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนการดำเนินการขั้นต่อไป
ในขั้นแรกในการรับผู้เช่าเข้าสู่ระบบนั้นให้ ตรวจสอบ ว่าเป็น การย้ายเข้ากลางเดือน หรือไม่ถ้าใช่ให้ผู้ประกอบการให้ส่วนลดตามอัตราส่วนของจำนวนวันคงเหลือ หรือ อื่นๆตามที่ผู้ประกอบการกำหนดไว้ในช่อง ส่วนลดในกรณีย้ายเข้ากลางเดือน ซึ่งจะต้องไม่เกินค่าเช่าต่อเดือน ซึ่งหากมีการกรอกส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณ เงินคงเหลือที่จะต้องชำระโดยผู้เช่าให้ใหม่โดยอัตโนมัติ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น