การชำระเงินค่าเช่าและเงินประกันคงค้าง

        เมื่อเลือกเดือนเริ่มต้นบัญชีเป็นที่เรียบร้อยแล้วให้ผู้ประกอบการกดที่ปุ่ม “ตกลง” เพื่อเข้าสู่หน้าต่างการรับชำระค่าใช้จ่ายคงค้างทั้งสิ้น ซึ่งจะมีรายละเอียดการรับชำระต่างๆ ดังภาพ

        โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดเงินคงค้างชำระ ให้ผู้ประกอบการใส่จำนวนเงินสดที่ได้รับมาจากผู้เช่ารายใหม่ ซึ่งหากเป็นจำนวนเงินที่มากกว่า โปรแกรมจะคำนวณเงินทอนให้อัตโนมัติ นอกจากนั้นยังสามารถเลือกประเภทการับชำระได้ 3 ประเภทได้แก่ เงินสด บัตรเครดิต หรือเช็คธนาคาร และหากวิธีการรับชำระไม่ตรงทั้งสามตัวเลือกให้ผู้ประกอบการเลือกในหัวข้อ “อื่นๆ โปรดระบุ” และให้กรอกประเภทการรับชำระเองได้ทันที เมื่อข้อมูลทุกอย่างถูกต้องแล้วให้กดปุ่ม “ชำระเงิน” โปรแกรมจะให้ยืนยันด้วยการใส่รหัสผ่านดังภาพ

        หลังจากผู้ประกอบการใส่รหัสผ่านที่ถูกต้องแล้ว โปรแกรมจะให้เลือกฟอร์มการพิมพ์รายงาน ให้ทำการ Double Click ที่ฟอร์มรายงานที่ต้องการ โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดการชำระและสามารถสั่งพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ไปทันที ดังภาพ

ข้อแนะนำในการพิมพ์ใบเสร็จรับเงินด้วยระบบของ OwnHome
        การพิมพ์ใบเสร็จต่างๆในระบบของ OwnHome นั้นจะใช้กระดาษขนาด 9” x 11” แบ่งครึ่งแบบมีสองสำเนา ซึ่งกระดาษประเภทนี้มีจำหน่ายแบบสำเร็จรูปในร้านเครื่องเขียนหรืออุปกรณ์สำนักงานทั่วไป ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องสั่งทำเป็นพิเศษแต่อย่างใด ส่วนเครื่องพิมพ์, ผู้ประกอบการควรเลือกใช้เครื่องพิมพ์ชนิดหัวเข็ม หรือ Dot Matrix ข้อดีของเครื่องพิมพ์ชนิดนี้คือผ้าหมึกมีราคาถูก แข็งแรง ทนทาน และ สามารถพิมพ์สำเนาได้ แต่มีข้อเสียคือราคาต่อเครื่องที่แพงกว่าเครื่องพิมพ์แบบพ่นหมึกหรือเครื่องพิมพ์เลเซอร์บางรุ่น

การเลือกเดือนเริ่มต้นงวดบัญชี

        เมื่อพิจารณาเกี่ยวกับการให้ส่วนลดกรณีย้ายเข้ากลางเดือนแล้ว ขั้นตอนต่อไปจะเป็นขั้นตอนสำคัญในการเลือก ”เดือนเริ่มต้นงวดบัญชี” พร้อมชำระเงินค่าเช่าและเงินประกันคงค้าง ซึ่งให้ผู้ประกอบการเริ่มได้โดยการกดที่ปุ่ม “ชำระเงินคงค้าง” จากนั้นโปรแกรมจะให้เลือก เดือนเริ่มต้นงวดบัญชี ซึ่งให้ผู้ประกอบการตรวจสอบและเลือกให้ถูกต้อง ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนสำคัญที่จะให้ระบบของ OwnHome รับทราบว่าเดือนไหนที่จะเป็นเดือนเริ่มต้นงวดบัญชี การเลือกเดือนเริ่มต้นดังกล่าวโปรแกรมจะแสดง Dialog box ดังภาพ

        การเลือกเดือนเริ่มต้นบัญชีนั้นมีข้อควรระวังคือ หากเลือกเดือนผิดพลาด จะต้องทำการยกเลิกการย้ายเข้า และเริ่มทำการจองใหม่ดังนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบขั้นตอนนี้อย่างละเอียดถี่ถ้วน

การเพิ่มข้อมูลผู้เช่ารายใหม่

        1. ให้ผู้เช่ากรอกรายข้อมูลส่วนตัว ผ่านแบบฟอร์ม เพื่อบันทึกเข้าสู่ระบบ
            ก่อนที่จะนำข้อมูลผู้เช่ารายใหม่เข้าสู่ระบบของ OwnHome ผู้ประกอบการควรให้ผู้เช่ารายใหม่กรอกรายละเอียดต่างๆด้วยตนเอง ซึ่ง OwnHome ได้เตรียมแบบฟอร์มการย้ายเข้าพร้อมฟิวส์ที่สำคัญให้ผู้เช่ารายใหม่ได้กรอก ซึ่งสามารถดาวน์โหลดได้โดยตรงจากเมนู “แบบฟอร์ม > แบบฟอร์มการเข้าพัก” ดังภาพ

            ซึ่งแบบฟอร์มดังกล่าวนี้ OwnHome ได้จัดเตรียมไว้ในรูปแบบของเอกสาร Microsoft Word เมื่อคลิกที่เมนูก็สามารถบันทึกเป็นไฟล์และสามารถนำไปใช้ได้ทันทีดังภาพ

            ซึ่งหากเมื่อเปิดไฟล์ดูแล้ว ผู้ประกอบการจะต้องทำการแก้ไขในส่วนของหัวแบบฟอร์มและข้อมูลอื่นๆ ตามสมควรดังภาพ

            แบบฟอร์มนี้ผู้ประกอบการไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดจากโปรแกรมของ OwnHome และแก้ไข/พิมพ์ออกไปทุกครั้งไป, สามารถทำเพียงครั้งแรกเพื่อเป็นต้นฉบับจากนั้นจึงนำไปถ่ายเอกสารเพื่อนำไปใช้ในลูกค้ารายต่อไปได้ แต่หากต้นฉบับเสีย หรือ สูญหายก็สามารถกลับมาดาวน์โหลดได้จากเมนู “แบบฟอร์ม > แบบฟอร์มการเข้าพัก” ได้ตลอดเวลา


        2. ทำการเพิ่มข้อมูลเข้าสู่ระบบ
            เมื่อให้ผู้เช่ารายใหม่กรอกรายละเอียดต่างๆผ่านแบบฟอร์มที่กำหนดให้แล้ว ให้ผู้ประกอบการคลิกที่ปุ่ม “ทำสัญญา” ดังภาพ

            โปรแกรมจะให้เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับตัวผู้เช่า หากเป็นผู้เช่ารายใหม่ที่ไม่เคยมีข้อมูลแฟ้มประวัติอยู่ในระบบ โปรแกรมจะให้กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับผู้เช่ารายใหม่โดยอัตโนมัติดังภาพ

            ให้ผู้ประกอบกรอกข้อมูลของผู้เช่าหลักให้ครบ และให้กดปุ่ม “บันทึก” เพื่อทำการบันทึกข้อมูลพร้อมกับกลับไปหน้าต่างหลักเพื่อเลือกผู้เช่าในการทำสัญญา หรือ ถ้าหากผู้เช่ารายดังกล่าวนี้เคยมีแฟ้มประวัติอยู่แล้วในระบบ, โปรแกรมจะทำการแจ้งเตือนพร้อมเลื่อนเร็คคอร์ดไปยังแฟ้มข้อมูลผู้เช่าดังกล่าวโดยอัตโนมัติ เมื่อเลือกได้แล้วให้กดปุ่ม “ทำสัญญา” ด้านขวาล่าง ซึ่งจะปรากฏ Dialog box ดังภาพ

            ในหน้าต่างนี้จะเป็นหน้าต่างหลักของการ “รับ” ผู้เช่าเข้าสู่ระบบ ซึ่งจะเห็นได้ว่าโปรแกรมจะแสดงรายละเอียดต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น โซน อาคาร ชั้น ห้อง รายละเอียดที่สำคัญเกี่ยวกับตัวผู้เช่า หรือ รายละเอียดเกี่ยวกับการจองและเงินคงค้างต่างๆ ให้ผู้ประกอบการตรวจสอบให้ถูกต้องก่อนการดำเนินการขั้นต่อไป

            ในขั้นแรกในการรับผู้เช่าเข้าสู่ระบบนั้นให้ ตรวจสอบ ว่าเป็น การย้ายเข้ากลางเดือน หรือไม่ถ้าใช่ให้ผู้ประกอบการให้ส่วนลดตามอัตราส่วนของจำนวนวันคงเหลือ หรือ อื่นๆตามที่ผู้ประกอบการกำหนดไว้ในช่อง ส่วนลดในกรณีย้ายเข้ากลางเดือน ซึ่งจะต้องไม่เกินค่าเช่าต่อเดือน ซึ่งหากมีการกรอกส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณ เงินคงเหลือที่จะต้องชำระโดยผู้เช่าให้ใหม่โดยอัตโนมัติ

วิธีการดูลิสต์รายการจองในระบบ

        ซึ่งมีวิธีการคือ คลิกที่ลิงค์เมนู “ข้อมูลการจอง” ด้านซ้ายมือดังภาพ

        จากนั้นจะปรากฏหน้าต่าง “รายการจอง” หรือ Reserved Manager พร้อมให้ทำสัญญาดังภาพ

        ในหน้าต่างนี้จะเป็นหน้าต่างเดียวกันกับการพิมพ์ใบจองซ้ำในบทก่อนๆ ซึ่งจะแสดงรายการจองทั้งหมดที่มีอยู่ในระบบ ซึ่งในบทนี้จะกล่าวถึงการทำสัญญา ณ วันย้ายเข้า ให้ผู้ประกอบการเริ่มทำสัญญาโดยการคลิกที่ปุ่ม “ทำสัญญา”

การดูปฏิทินการย้ายเข้า/ย้ายออก

ในกรณีที่เป็นอพาร์ตเม้นต์ขนาดใหญ่ในแต่ละเดือนอาจมีการจองการย้ายเข้าย้ายออกหลายรายการ ผู้ประกอบการสามารถดูปฏิทิน รายการย้ายเหล่านั้นได้โดยการคลิกที่ปุ่ม “ปฏิทินย้าย” บนเมนูบาร์ดังภาพ

ซึ่งโปรแกรมจะแสดงรายการย้ายต่างๆเป็นคล้ายกับปฏิทิน ซึ่งหากวันไหนที่มีการย้าย จะมีสัญญาลักษณ์วงกลม สีเหลือง ครอบวันที่นั้นๆอยู่ดังภาพ

จากปฏิทินนี้ผู้ประกอบการสามารถดูรายละเอียดการย้ายได้สองวิธีคือ 1. คลิกที่วงกลมสีเหลือง เพื่อดูรายละเอียดการย้ายต่างๆ หรือ คลิกที่ปุ่ม “พิมพ์รายการ” เพื่อพิมพ์รายละเอียดการย้ายแยกตามวันคล้ายดังภาพ